L’apposizione della data certa presso un ufficio postale: uno strumento semplice e giudicato idoneo per rispondere alle prescrizioni del decreto legislativo 81/08. Le indicazioni per le modalità alternative.

L’articolo 28 del decreto legislativo 81/08 prevede, in merito alla valutazione dei rischi che questa abbia data certa:

Art. 28, comma 2. “Il documento di cui all’articolo 17, comma 1, lettera a), redatto a conclusione della valutazione, deve avere data certa […]”.

In merito alle modalità per garantire la data certa del documento, il decreto legislativo 81/08 non si esprime. Sono quindi utili le indicazioni date dal Garante per la protezione dei dati personali in un provvedimento del 5 dicembre 2000 in cui sono elencate alcuni dei possibili strumenti idonei ad assegnare ad un documento una data certa.

E’ possibile utilizzare la semplice opportunità offerta degli uffici di Poste italiane: il ricorso alla cosiddetta “autoprestazione” prevista dall’art. 8 del decreto legislativo 22 luglio 1999, n. 261, con apposizione del timbro direttamente sul documento avente corpo unico, anziché sull’involucro che lo contiene.

È sufficiente recarsi presso un ufficio postale e richiedere il servizio di “data certa”: “certificazione dell’esistenza di un documento in una determinata data”, servizio disciplinato dalla disposizione di servizio n. 93 del 6 settembre 2007.

Questa la procedura:

– apporre l’indicazione, datata e sottoscritta sulla prima pagina del documento, del numero delle pagine, preceduta dalla dizione “documento unico”;

– apporre la dicitura, sulla prima pagina del documento: “si richiede l’apposizione del timbro postale per la data certa”, seguito da data e firma;

– affrancare con francobolli (applicati sul primo foglio) e richiedere infine all’ufficio postale l’apposizione del timbro che ani l’affrancatura.

In questo modo si ottiene la certezza dell’esistenza “di quel documento a quella data”.

In pratica è come richiedere una spedizione senza però far effettivamente viaggiare il documento, che infatti viene immediatamente restituito al mittente dall’ufficio postale.