Premesse

Siamo oltre il termine del periodo transitorio, nel quale i datori di lavoro possono continuare ad effettuare le registrazioni nel libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze; tale periodo è scaduto il 31 dicembre 2008, da intendersi 16 gennaio 2009 in quanto le registrazioni obbligatorie devono essere effettuate entro il 16 del mese successivo al periodo di paga di riferimento.

Nuove modalità operative

A partire dalle retribuzioni relative al mese di gennaio 2009, si dovranno applicare le nuove disposizioni previste con l’introduzione del LUL.

Già è nota l’abolizione del libro matricola e degli adempimenti ad esso collegati, ma l’ulteriore semplificazione per le aziende consiste nel venir meno dell’obbligo di procedere alla registrazione delle presenze sul registro presenza vidimato INAIL. Sarà comunque necessario continuare a comunicare allo studio le presenze affinché proceda all’elaborazione della busta paga (per le modalità di inoltro Vi rimandiamo alla parte della presente comunicazione relativa alla registrazione calendario delle presenze).

In base alle nuove disposizioni di legge, il LUL sarà composto da una sezione contenente il prospetto paga, così come fino ad oggi siamo stati abituati, e da un’ulteriore sezione contenente il calendario delle presenze, nel quale, per i lavoratori subordinati, dovranno risultare registrate, le ore di lavoro effettuate, le ore di straordinario, le eventuali assenze dal lavoro anche non retribuite, le ferie ed i riposi.

La compilazione del LUL, nelle sue parti paga e presenza, dovrà essere effettuata entro il giorno 16 del mese successivo a quello di competenza (stessa scadenza prevista per il versamento con F24 dei contributi/ritenute); ad esempio, le retribuzioni di gennaio 2009 devono confluire nel libro unico entro il 16 febbraio 2009 e via dicendo.

Consegna del prospetto paga

Il datore di lavoro può, nei confronti dei lavoratori subordinati, assolvere all’obbligo di consegna del prospetto paga mediante copia delle scritturazioni effettuate sul libro unico del lavoro. L’adempimento si intende assolto anche se la copia delle registrazioni consegnata al lavoratore non comprende i dati relativi al calendario delle presenze.

Modalità di tenuta e conservazione del LUL

Si segnala che il LUL può essere tenuto presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati.

Qualora l’azienda ritenga di affidare ad uno studio la tenuta e la conservazione del LUL  dovrà essere compilato e restituito firmato il modulo di delega allegato alla presente

La scelta aziendale incide anche sulle modalità di accesso ispettivo da parte degli organi competenti, in quanto, in caso di delega per la tenute del LUL affidata allo studio, l’organo di vigilanza è tenuto a rivolgersi direttamente allo studio di consulenza delegato, anziché all’azienda; inoltre, mentre per lo studio delegato è previsto un obbligo di esibizione entro 15 giorni dalla richiesta dell’organo ispettivo, per l’azienda, che decide di tenere il LUL presso la propria sede legale, l’obbligo di esibizione è immediato.

Registrazione calendario delle presenze

In ragione del fatto che non sarà più obbligatoria la compilazione del registro delle presenze, le aziende seguiranno nuove modalità di registrazione delle presenze offerte dagli studi che      consentiranno nel breve un risparmio di tempo (basti pensare al fatto di non dover più registrare manualmente le presenze), una maggiore interazione con lo studio (i dati predisposti dall’azienda entrano subito nella disponibilità dello studio) e, non ultimo, un maggior controllo dei dati imputati.

Novità di registrazione: somministrati e distaccati

I lavoratori somministrati  e i distaccati devono essere registrati sul LUL all’inizio e alla fine dell’impiego presso l’utilizzatore o il distaccatario, ferma restando la possibilità di procedere alla registrazione degli stessi anche in tutti i mesi di impiego; pertanto Vi preghiamo di comunicare allo studio i dati di tali lavoratori (nome, cognome, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale, agenzia di somministrazione o azienda distaccante)

Novità di registrazione: rimborsi spese

Vanno sempre eseguite le annotazioni relative ai rimborsi spese anche se esenti da imposizione fiscale e contributiva, e, nel caso di collaboratori/amministratori, indipendentemente dalla corresponsione o meno di compensi. L’annotazione può prevedere l’indicazione dei soli importi complessivi specificati, con il sistema del documento o riepilogativo piè di lista approntato a parte, esattamente come ora.

Non vanno indicate sul LUL  le somme rimborsate al dipendente che costituiscono mera anticipazione di spese che lo stesso ha sostenuto in nome e per conto dell’azienda datrice di lavoro relativamente a documenti di spesa intestati all’azienda.

Non conta, infine,  il mezzo di pagamento con cui i rimborsi vengono effettuati, bensì la qualità delle spese rimborsate. Vanno pertanto indicate le spese che vengono rimborsate al dipendente, sia forfetariamente che su base di elencazione analitica dei singoli titoli di spesa, escludendo invece le fatture o le spese già direttamente intestate all’azienda, così come anche la dazione di fondi spese o fondi cassa anticipativi non andrà indicata sul LUL.